この記事では、アウトライン型のノートアプリとして注目を集めているWorkflowyについて、初心者にもわかりやすくまとめています。構造化された思考をサポートするこのツールの特徴や活用方法を、図解や具体例を交えて丁寧に解説します。
Table of Contents
Workflowyとは？
Workflowyは、箇条書きスタイルで情報を階層的に整理できるノートアプリです。無限に入れ子構造で情報を管理できるため、タスク管理・プロジェクト設計・アイデアの発想支援に適しています。シンプルなUIと高い柔軟性から、多くのユーザーに愛用されています。
わかりやすい具体的な例
わかりやすい具体的な例1
例えば「旅行の計画」を立てる場合、Workflowyなら「旅程」「持ち物リスト」「宿泊先」などをアウトラインで整理できます。さらに「旅程」の中に「1日目」「2日目」と階層的に分け、その中に具体的な行動を書いていくことができます。紙のメモ帳よりもずっと柔軟で整理しやすいのが特徴です。
graph TD
A[旅行の計画] --> B[旅程]
A --> C[持ち物リスト]
A --> D[宿泊先]
B --> E[1日目]
B --> F[2日目]
E --> G[空港へ移動]
F --> H[観光]
subgraph 注釈
note1["各項目はドラッグで並び替え可能"]
note2["階層構造は無限に深くできる"]
end
Workflowyでは、上記のように情報を「親と子」の関係で整理できます。項目をドラッグして順番を変更したり、簡単に階層を折りたたむこともできるので、視覚的にとてもスッキリ整理されます。
わかりやすい具体的な例2
仕事でプロジェクトを管理する際、Workflowyでは「案件ごとのタスク管理」も簡単です。「クライアント名」の下に「準備」「進行」「納品」などを配置し、それぞれの下にToDoを記載することで、プロジェクトの全体像と進捗を一元管理できます。
graph TD
A[案件：Web制作] --> B[準備]
A --> C[進行]
A --> D[納品]
B --> E[要件定義]
C --> F[デザイン制作]
C --> G[コーディング]
D --> H[最終確認]
subgraph 注釈
note1["チェックリスト機能もあり"]
note2["Zoom機能で特定タスクに集中可能"]
end
このように、Workflowyは業務におけるタスク整理にも有効です。特に階層ごとの表示・非表示の切り替えや、検索機能が強力で、作業効率を大きく向上させます。
Workflowyはどのように考案されたのか
Workflowyは、タスクや思考の整理において既存のツールでは満足できなかった開発者たちが、「無限に深く掘り下げられるアウトライナー」を目指して開発しました。複雑なプロジェクトでも迷子にならず、直感的な操作で管理できるようなインターフェースが強みです。
graph LR
A[既存ツールの限界] --> B[アイデア整理の難しさ]
B --> C[アウトライナー構想]
C --> D[Workflowy開発開始]
D --> E[最小限UI・無限階層]
E --> F[現在のWorkflowy]
subgraph 注釈
note1["GTDに影響を受けた設計思想"]
note2["クラウドベースでどこでも編集可能"]
end
考案した人の紹介
Workflowyは、Jesse Patel氏とMike Turitzin氏によって考案されました。Patel氏は以前、LinkedInでプロダクトマネージャーを務めた経験を持ち、ユーザー体験に対して高い洞察力を有しています。Turitzin氏はソフトウェアエンジニアとしてのバックグラウンドを活かし、操作性と機能性の両立を目指しました。彼らは「思考をそのまま整理できるツールがない」という課題感からこのアプリを共同開発しました。
考案された背景
2000年代後半、情報爆発により「思考の整理ツール」へのニーズが高まりました。EvernoteやOneNoteといったノートアプリは存在していたものの、構造化された整理には向いていませんでした。そうした中で、ミニマルかつ自由度の高いアウトライナーの需要が高まり、Workflowyがそのニーズを満たす存在として誕生しました。
Workflowyを学ぶ上でつまづくポイント
多くの人がWorkflowyに触れて最初に戸惑うのが「自由すぎる構造」です。ノートやフォルダといった明確な区分がないため、どう使い始めていいか迷うケースがあります。また、タスク管理やノート整理の経験が少ない方は、他ツールのようなテンプレートやレイアウトがない点に不安を感じることもあります。たとえばTrelloやNotionのようなボード型レイアウトを期待するとギャップを感じるかもしれません。
Workflowyの構造
Workflowyは、ツリー構造（親子ノード）を基本としたアウトライナー型データ構造で構成されています。各ノードには無制限に子ノードを追加でき、階層化された情報は全てブラウザ上で操作可能です。検索・タグ付け・ミラー機能を活用することで、構造的かつ動的に情報整理が可能です。
graph TD
A[親ノード] --> B[子ノード1]
A --> C[子ノード2]
B --> D[孫ノード1]
C --> E[孫ノード2]
E --> F[曾孫ノード]
subgraph 注釈
note1["ノード = 情報単位"]
note2["ミラー機能 = 同じ内容を別の場所にも表示"]
end
Workflowyを利用する場面
Workflowyは思考の整理や情報管理のあらゆる場面で活用されています。
利用するケース1
ライターが取材記事を書く際、Workflowyで「企画構成」「質問リスト」「取材メモ」「記事構成案」などを1つのアウトラインにまとめることで、全体の流れを一目で把握できます。構成変更やメモ追加も簡単で、取材から執筆までのプロセスを1か所で管理できます。この柔軟性により、執筆作業の効率が飛躍的に向上します。
graph TD
A[記事制作] --> B[企画構成]
A --> C[質問リスト]
A --> D[取材メモ]
A --> E[記事構成案]
D --> F[重要発言抜粋]
subgraph 注釈
note1["アウトライン形式で原稿作成"]
note2["チェックリストにも転用可能"]
end
利用するケース2
大学の授業ノートを整理する際にもWorkflowyは便利です。「科目名」ごとにノードを分け、その中に「講義内容」「課題」「参考資料」などを整理できます。特に試験前には、重要ポイントをタグで抽出したり、各トピックを再構成して理解を深めることが可能です。
graph TD
A[大学ノート] --> B[経済学]
B --> C[講義内容]
B --> D[課題]
B --> E[参考資料]
C --> F[第1回：需要と供給]
D --> G[レポート提出]
subgraph 注釈
note1["タグで検索性アップ"]
note2["重要情報を強調表示可能"]
end
さらに賢くなる豆知識
Workflowyでは「ミラー機能」を使うと、同じ情報を複数のノードに表示できます。これにより、1つの内容を異なる文脈で再利用でき、重複作業が大幅に減ります。また、カーソルキーやショートカットを活用することで、キーボード操作だけで快適にノートを管理できるのも大きな魅力です。さらに、Markdown記法にも対応しており、メモをリッチに装飾することも可能です。
あわせてこれも押さえよう！
Workflowyの理解において、関連するツールを学ぶことも重要です。以下に5つのツールを紹介します。
- Notion
- Dynalist
- Roam Research
- Obsidian
- Tana
データベース機能やページ設計が可能な統合型ノートツールで、視覚的な構成管理が特徴です。
Workflowyに似たアウトライナーで、より細かい制御やフォルダ分けが可能です。
ノード同士の双方向リンクで情報をつなぐ「Zettelkasten」的発想を取り入れた知識管理ツールです。
ローカル保存型のMarkdownノートで、グラフ表示やリンク構造の可視化に優れています。
AIとアウトライナーの融合を目指した新興ツールで、テンプレート管理やワークフロー構築に強みがあります。
まとめ
Workflowyを理解することで、情報の整理能力や思考の可視化力が向上します。仕事や学習、生活のあらゆる場面で応用できるツールであり、他のツールと併用することでさらに効果を発揮します。自分に合った使い方を見つけることで、日々の生産性が大きく変わるでしょう。
