【ツールNo.15】今更聞けない！Microsoft Teamsをサクッと解説

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本記事では、Microsoft Teamsを初めて聞く方にも理解できるように、わかりやすく丁寧に解説します。業務効率化を目指す方にとって有益な情報を多数含んでいますので、ぜひ最後までご覧ください。

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Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供する統合型のコミュニケーションツールです。チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などを一つのプラットフォームで行えるため、リモートワークやチーム業務の円滑化に大きく貢献します。

わかりやすい具体的な例

在宅勤務の社員同士がチャットで相談しながら同時に資料を編集する

graph LR A[在宅社員A] -->|チャットで相談| B[在宅社員B] B -->|ファイルを共同編集| C[クラウド上のドキュメント] C --> D[会議で内容を発表] note right of C: クラウド＝OneDrive、リアルタイム編集が可能

自宅で働く社員同士がTeamsのチャット機能を使って話し合い、OneDriveに保存した資料をリアルタイムで共同編集します。そのまま会議機能で発表できるため、一連の作業が一つの画面で完結します。

社外との打ち合わせを予定管理からWeb会議まで一括で実施

graph TD A[Teamsカレンダーで予定作成] --> B[リンク自動発行] B --> C[社外相手に送信] C --> D[Web会議実施] note bottom of B: Outlook連携によりリンクは自動生成される

予定をTeams上で作成すると、自動的にWeb会議リンクが発行されます。それをメールで社外に送れば、あとは指定時刻に接続するだけで会議が開始されます。スケジュール管理と会議準備を効率化できます。

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Microsoft Teamsはどのように考案されたのか

Microsoft Teamsは、SlackやZoomなどの競合が先行する中、Microsoft社が業務の一元化を目指して開発しました。Office 365（現Microsoft 365）との統合を強みに、業務全体の最適化を実現するツールとして2017年に正式提供が開始されました。

graph TB A[2014年: Slack登場] --> B[市場の変化] B --> C[Microsoftが競合分析] C --> D[Office 365との統合を重視] D --> E[Teams開発開始] E --> F[2017年正式リリース] note right of D: Outlook, OneDrive, SharePointと統合

考案した人の紹介

Microsoft Teamsは、Microsoftのエンジニアリング部門であるOffice部門が開発しました。リーダーとして知られるのは、当時Office部門の責任者を務めていたBrian MacDonald氏です。彼は、Skype for Businessの限界を補う次世代ツールの必要性を認識し、より包括的な業務連携環境の構築を目指してTeamsの開発に尽力しました。

考案された背景

2010年代半ば、SlackやGoogleのHangoutsなどが普及する中で、Microsoftは自社の製品を包括的に連携させたプラットフォームの必要性を痛感しました。また、クラウド化とリモートワークの加速という社会的背景も後押しし、Microsoft Teamsの開発が始まりました。

Microsoft Teamsを学ぶ上でつまづくポイント

多くの方が最初につまづくのは、「チャネル」「チーム」「タブ」などの用語の理解です。これらは、それぞれ「グループ」「その中の話題別の部屋」「情報を整理するボード」だと捉えると分かりやすいです。また、SlackやZoomのような単機能ツールと異なり、機能が多すぎて混乱する方も多いですが、使いこなすことで業務効率は格段に向上します。

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Microsoft Teamsの構造

Microsoft Teamsは、「チーム」→「チャネル」→「タブ」という階層構造で成り立っています。それぞれのチャネル内にタブを設けて、チャットやファイル共有、アプリの連携が可能です。さらに、Microsoft 365との連携により、Outlook、OneDrive、Plannerなどとシームレスに連動する設計になっています。

graph TD A[チーム] --> B[チャネル1] A --> C[チャネル2] B --> D[タブ: チャット] B --> E[タブ: ファイル] B --> F[タブ: アプリ] note right of A: チームはプロジェクトや部署単位 note right of B: チャネルは話題やテーマ別

Microsoft Teamsを利用する場面

Microsoft Teamsは、社内外のコミュニケーションを一元管理したい場面で活用されます。

利用するケース1

企業のプロジェクト管理において、メンバー間のチャット、ファイル共有、タスク進行を全て一つの場所で行いたい場合に活躍します。例えば、マーケティング部門が新商品を開発するプロジェクトで、Teamsを使って製品企画のチャネルを作り、各工程ごとにファイルや議事録を整理しながら会議も実施します。情報の一元化により、進捗の把握が容易になります。

graph TD A[プロジェクトチーム] --> B[企画チャネル] B --> C[議事録ファイル] B --> D[定例会議] B --> E[進捗共有] note bottom of A: 1つのチームで複数チャネルを活用可能

利用するケース2

教育機関において、オンライン授業のための教材配布、連絡、テスト管理を統合的に運営したい場合にも使われます。例えば、大学の講義で学生とのやり取りや資料の提出、リマインダーを一つのTeamsチャネルで管理すれば、教員と学生間のコミュニケーションが円滑になります。

graph LR A[講義チーム] --> B[教材配布チャネル] B --> C[資料タブ] B --> D[課題タブ] B --> E[連絡掲示板] note right of A: 講義ごとにチームを構築可能

さらに賢くなる豆知識

Microsoft Teamsには「Togetherモード」と呼ばれる機能があり、参加者全員を同じ背景に合成表示できます。これは、特に大人数の会議で視覚的な一体感を持たせるのに有効です。また、Power Automateとの連携により、通知の自動化やアンケート集計なども自動で行えます。

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あわせてこれも押さえよう！

Microsoft Teamsの理解において、あわせて学ぶと良い関連ツールを5つ紹介します。

  • Outlook

    • Microsoftのメールとカレンダー管理ツールで、Teamsと連携して予定や会議が自動連動します。

  • OneDrive

    • クラウドストレージサービスで、Teamsのファイル共有と保存に活用されます。

  • SharePoint

    • 社内ポータルやドキュメント管理で使われ、Teamsと情報共有基盤として統合されています。

  • Planner

    • タスク管理ツールで、Teamsのタブとしてプロジェクト進行管理に役立ちます。

  • Power Automate

    • 業務の自動化を支援するツールで、Teams通知や承認フローの自動化に活用されます。

まとめ

Microsoft Teamsを理解することで、チーム全体の業務効率や情報共有の質を高めることができます。日常的な業務連携の中で、手間やミスを減らしながら円滑なコミュニケーションを実現できるのが大きな魅力です。働き方改革を進めるうえでも、必須のツールと言えるでしょう。

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