【ツールNo.11】今更聞けない！Airtableをサクッと解説

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Airtableは、スプレッドシートとデータベースの利便性を組み合わせたクラウド型ツールです。本記事では、Airtableの基本的な仕組みや活用事例、誕生の背景までを丁寧に解説しています。初心者の方にもわかりやすい内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。

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Airtableとは？

Airtableとは、表計算ソフトの操作性とデータベースの柔軟性を兼ね備えたクラウド型の管理ツールです。見た目はExcelのようなスプレッドシートに似ていますが、データの関連付けや自動化、フィルター機能など、高度な操作が可能です。ノーコードで業務効率を改善したい中小企業やチームに人気があります。

わかりやすい具体的な例

家庭内での在庫管理にAirtableを使う場合

graph TD A[キッチンの在庫管理表] --> B[食品名] B --> C[賞味期限] B --> D[保管場所] C --> E[通知機能でアラート] D --> F[冷蔵庫・冷凍庫・棚に分類] E --> G[スマホに自動通知] note right of C: 賞味期限は日付フィールドで設定 note right of G: 通知はZapier連携などで可能

例えば家のキッチンでの食品在庫を管理したいときに、Airtableを使えば「食品名」「賞味期限」「保管場所」などを入力するだけで、一覧で確認できます。賞味期限が近づくと通知を送る機能も設定でき、無駄な買い物を防ぐことができます。

読書記録を管理する場合

graph TD A[読書記録データベース] --> B[本のタイトル] B --> C[著者名] B --> D[ジャンル] B --> E[読了日] E --> F[グラフで進捗表示] note right of F: グラフ表示は拡張機能で可視化

読んだ本の記録をAirtableで管理すれば、「タイトル」「著者」「ジャンル」「読了日」などをまとめて登録できます。さらに、進捗をグラフで可視化することで、年間読書目標を達成しやすくなります。

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Airtableはどのように考案されたのか

Airtableは、データベースの専門知識がなくても使えるプラットフォームを目指して誕生しました。情報の整理や活用をもっと直感的に行いたいというニーズから、開発がスタートしました。

graph TD A[課題: データベースの専門知識が必要] --> B[Excelでは限界] B --> C[ノーコードでの操作性] C --> D[Airtableの誕生] D --> E[視覚的に管理できるUI] E --> F[多様なテンプレートや連携] note right of F: API連携や自動化もノーコードで実現

考案した人の紹介

Airtableは、Howie Liu氏によって2012年に創設されました。彼は以前、CRMツールを開発していた経験から、ビジネスにおけるデータ管理の非効率さに気づきました。そこで、誰でも簡単にデータベースを構築・操作できるツールを作ろうと決意し、エンジニアのAndrew Ofstad氏やEmmett Nicholas氏と共にAirtableを立ち上げました。

考案された背景

2000年代後半、クラウドサービスやノーコードツールの需要が高まり、プログラミング知識がなくても業務を改善したいという動きが活発になりました。ExcelやGoogleスプレッドシートの限界を超える新しいツールへの需要が高まり、Airtableは「スプレッドシートの次世代」として注目を集めました。

Airtableを学ぶ上でつまづくポイント

Airtableを初めて使う人がよくつまずくのが、「スプレッドシートとの違いがわかりにくい」という点です。見た目がExcelに似ているため、行と列の考え方にとらわれがちですが、Airtableはレコード同士をリンクしたり、ビューごとに情報を分けたりできる点が大きく異なります。また、「自動化」や「外部ツールとの連携（例：Zapier）」といった機能の活用法がイメージしづらいのも、初心者が苦労する要因です。

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Airtableの構造

Airtableは「ベース（Base）」と呼ばれる単位でプロジェクトを作成し、その中に「テーブル」「フィールド」「レコード」が配置されます。フィールドはデータ型ごとに異なる形式（例：日付、添付ファイル、チェックボックス）を設定でき、各レコードは行単位で情報を保持します。複数のテーブル間でリンクを設定することで、リレーショナルデータベース的な構造が実現できます。

erDiagram Base ||--o{ Table : contains Table ||--o{ Record : has Record ||--|| Field : consists_of Table ||--o{ LinkedRecord : links_to Field : String Field : Date Field : Attachment note right of LinkedRecord: 他テーブルの情報を参照可能なフィールド型

Airtableを利用する場面

Airtableは、プロジェクト管理、在庫管理、顧客情報の整理など、あらゆる業務のデータ管理に活用されます。

利用するケース1

ある中小企業では、従来バラバラに管理していた「顧客リスト」「営業進捗」「問い合わせ履歴」をAirtableで一元化しました。ベース内にそれぞれのテーブルを設け、リンクフィールドを用いて顧客ごとの営業履歴や問い合わせ内容を簡単に照合できるようにしました。これにより、情報の見落としがなくなり、チーム内の共有もスムーズになりました。

graph LR A[顧客テーブル] --> B[営業進捗テーブル] A --> C[問い合わせ履歴テーブル] B --> D[進捗ステータス] C --> E[対応者] note right of D: カンバンビューで視覚的に管理可能

利用するケース2

非営利団体では、イベントの出席者管理にAirtableを利用しています。イベントごとにテーブルを用意し、参加者情報・連絡先・アンケート結果を管理しています。Googleフォームと連携することで、フォームの入力情報をリアルタイムでAirtableに反映し、効率的な情報整理が実現しています。

graph TD A[イベントテーブル] --> B[参加者名] A --> C[アンケート結果] A --> D[Googleフォーム連携] D --> A note right of D: 外部サービスとの連携も柔軟に設定可能

さらに賢くなる豆知識

Airtableには「Apps（旧Blocks）」という拡張機能があります。これは、チャートや地図表示、PDF出力などを視覚的に実現する小型アプリケーション群です。これを使えば、たとえばデータを元に自動で週報を作成したり、特定条件の通知をSlackに送信するなど、高度な業務自動化が可能になります。

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あわせてこれも押さえよう！

Airtableを理解するには、あわせて学ぶと理解が深まるツールがいくつかあります。以下の5つは特に関連性が高く、併用することで活用の幅が広がります。

  • Notion

    • タスク管理とドキュメント共有が強みで、Airtableと連携すれば情報整理がさらにスムーズになります。

  • Zapier

    • ワークフローの自動化ツールで、Airtableと他サービス間の連携をノーコードで実現できます。

  • Google Sheets

    • スプレッドシートとの連携でCSV形式のインポート・エクスポートが可能です。

  • Slack

    • Airtableの更新をチームに通知するなど、リアルタイムな情報共有に役立ちます。

  • Make（旧Integromat）

    • Zapierと同様に自動化が可能で、より複雑な条件設定に向いています。

まとめ

Airtableは、視覚的に使えるデータベースとして、業務の効率化やチームの連携を大きくサポートしてくれます。使い方を理解すれば、日常の小さな管理からビジネス全体の改善まで幅広く活用できます。この記事が、Airtableを活用する第一歩としてお役に立てば幸いです。

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