【ツールNo.10】今更聞けない！Notionをサクッと解説

ツール
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本記事では、Notionをまったく知らない方でも理解できるように、その基本的な機能や活用例、背景、注意点まで丁寧に解説しています。ぜひ最後までご覧ください。

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Notionとは？

Notionは、メモ・タスク管理・データベース・プロジェクト管理が統合されたオールインワンのワークスペースです。個人からチームまで、多様な情報を一元管理でき、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

わかりやすい具体的な例

レシピノートとして使う例

graph TD A[Notionのレシピノート] --> B[料理名をタイトルに] A --> C[材料を箇条書きで入力] A --> D[手順をステップごとに記載] A --> E[写真を添付] A --> F[タグでジャンル分け] F --> G[例：和食・洋食・中華] note right of A: Notionでは文章・リスト・画像・タグを自由に組み合わせて作成可能

Notionでは、料理ごとにページを作り、材料リストや作り方、写真をまとめて記録できます。タグで分類しておけば、あとで検索もしやすく、紙のノートよりずっと便利です。

旅行の計画表として使う例

graph TD A[Notionで旅行計画ページを作成] --> B[日程をカレンダーで管理] A --> C[行きたい場所をリストアップ] A --> D[地図のリンクを埋め込む] A --> E[同行者とコメント欄で相談] note right of A: 各ブロックがドラッグ＆ドロップで編集可能。共同編集にも対応

旅行の日程や行きたい場所をNotionにまとめれば、他の人と一緒に計画を立てるのがとても簡単です。地図やリンクを埋め込んだり、メモ機能を使って相談もできます。

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Notionはどのように考案されたのか

Notionは情報の断片化を解消するために開発されました。メモ、タスク、表計算、Wikiなどがバラバラに存在していた環境に対し、それらを一元化して生産性を高めることを目的としています。

graph TD A[分散されたツール群] --> B[メモアプリ] A --> C[タスク管理] A --> D[スプレッドシート] A --> E[Wikiツール] A --> F[Notionの発想] F --> G[統合されたワークスペース] note right of F: ツールの統合により作業効率・チーム連携が向上

考案した人の紹介

Notionを考案したのは、シリコンバレー出身の起業家Ivan Zhao（アイヴァン・ジャオ）氏です。彼はサンフランシスコを拠点に活動し、かつてはプログラマーとしてデザインにも造詣が深く、「誰でも使いやすく、美しいソフトウェアを作りたい」という思いからNotionを開発しました。

考案された背景

2010年代初頭、情報管理はツールの乱立により煩雑化していました。SlackやEvernoteなどが流行する中で、チームコラボレーションと個人の整理整頓を両立させるツールが求められていたのです。そうした背景のもと、Notionは開発されました。

Notionを学ぶ上でつまづくポイント

Notionを初めて使う人の多くが戸惑うのが、「ブロック」の概念です。これは各要素（テキスト、画像、表など）を1つ1つ個別に動かせる単位ですが、従来の文章作成ツールにはない考え方のため、混乱しがちです。また「データベース」と呼ばれる機能も、表計算ソフトとは異なる仕様で、関係性やビューの切り替えに理解を要します。

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Notionの構造

Notionは、「ブロック」ベースのデータ構造を採用しており、各ページは様々な種類のブロックで構成されています。ユーザーはブロックを自由に追加・移動・削除でき、レイアウトや機能を柔軟にカスタマイズ可能です。また、データベースブロックを使えば、項目ごとに属性を設定し、フィルターや並べ替えが行えます。

graph TD A[ページ] --> B[テキストブロック] A --> C[画像ブロック] A --> D[データベースブロック] D --> E[プロパティ：日付、タグ、チェックボックスなど] D --> F[ビュー切替：リスト、ボード、カレンダー] note right of D: Notionの柔軟性はブロック構造とビュー機能によって支えられている

Notionを利用する場面

Notionは、個人のメモからチームのプロジェクト管理まで幅広いシーンで活用されています。

利用するケース1

スタートアップ企業のプロジェクト管理において、Notionは各プロジェクトの進捗管理、タスクの割り振り、会議メモ、仕様書の一元化に利用されています。タスクごとに責任者や期日を設定し、一覧ビューやカンバン形式で可視化できるため、全体の把握が容易になります。また、Slack連携により通知もスムーズで、チーム全体のコミュニケーションが向上します。

graph TD A[スタートアップのプロジェクトページ] --> B[タスク管理] A --> C[会議メモ] A --> D[仕様書管理] B --> E[カンバンビューで可視化] D --> F[リンク付きドキュメント化] note right of A: Notionを使えば全工程が1つの場所に集約可能

利用するケース2

大学のゼミ活動においてもNotionは有用です。各ゼミ生が研究テーマを共有し、進捗状況を報告し合う場として機能します。日程調整や文献リストの共有も簡単で、教員との連絡もコメント機能でスムーズに行えます。個別ページに埋め込まれたPDFや動画資料を活用しながら、協働的な学びが促進されます。

graph TD A[ゼミ活動ページ] --> B[研究テーマの共有] A --> C[進捗報告] A --> D[資料の埋め込み] A --> E[日程調整] C --> F[コメントで教員とやりとり] note right of A: 教育現場でもNotionはコラボレーションツールとして活躍

さらに賢くなる豆知識

Notionには、Markdown記法がそのまま使えるという特徴があります。これは、普段プログラマーや技術者が使っている書き方をそのまま活用できるもので、慣れている人にとっては非常に効率的です。また、テンプレートギャラリーを活用すれば、目的に応じた構成をすぐに取り込むことも可能です。

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あわせてこれも押さえよう！

Notionの理解において、あわせて学ぶ必要があるツールについて5個のキーワードを挙げて、それぞれを簡単に説明します。

  • Evernote

    • Notionと同様に情報の保存に使えるノートアプリですが、構造の自由度はやや低めです。

  • Trello

    • カンバン方式のタスク管理に特化したツールで、Notionでも同様の機能が使えます。

  • Slack

    • チームでのチャットツールですが、Notionと連携させることで通知管理が便利になります。

  • Googleドキュメント

    • 文書作成には便利ですが、Notionのように構造的に整理はしづらいです。

  • Airtable

    • Notionと似たデータベース機能を持つツールで、連携して高度な管理が可能です。

まとめ

Notionを理解することで、情報の整理やチームでのコラボレーションが圧倒的に効率化されます。日々のタスク管理から複雑なプロジェクトまで、柔軟に対応できるため、多くの現場で活用が進んでいます。自分なりの使い方を探して、ぜひ実践してみてください。

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