【ツールNo.8】今更聞けない！Trelloをサクッと解説

ツール
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本記事では、タスク管理ツール「Trello（トレロ）」について、初心者の方にもわかりやすく解説しています。Trelloを使ったことがない方でも、概要から具体的な使い方まで理解できる内容になっています。

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Trelloとは？

Trelloは、タスク管理やプロジェクトの進行状況を視覚的に整理できるツールです。カンバン方式と呼ばれる手法を採用しており、カードを使って「やること」「進行中」「完了済み」などの状態を管理します。個人のToDo管理からチームでのプロジェクト運営まで、柔軟に対応できるのが特徴です。

わかりやすい具体的な例

家事の管理をするためにTrelloを使う場合

graph TD A[買い物リスト] --> B[冷蔵庫の食材チェック] B --> C[必要なものをリストに追加] C --> D[スーパーで購入] D --> E[購入済みに移動] note right of C: 「カード」は各家事タスクに相当します note right of D: カードはドラッグで簡単に移動できます

家事を「カード」として整理し、買い物や掃除などの進捗を確認しやすくします。カードをドラッグ＆ドロップするだけで、作業の進行状況が一目で把握できます。家族で共有すれば、役割分担もスムーズです。

学生が試験勉強の計画を立てる場合

graph TD A[全科目の範囲を洗い出す] --> B[「未着手」リストにカード作成] B --> C[1日ごとに勉強する項目を設定] C --> D[終わったら「完了」に移動] note right of A: 「ボード」は学習計画の全体像 note right of C: 日々の進捗に応じてリストを動かします

学習の進行状況を「未着手」「勉強中」「完了」などに分けて管理できます。カードには参考書のページや動画のリンクも添付でき、効率的な復習が可能です。進捗が可視化されるため、やる気の維持にもつながります。

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Trelloはどのように考案されたのか

Trelloは、チームでのタスク管理の煩雑さを解消するために誕生しました。開発者たちは、情報共有の非効率さや進捗の見える化の必要性を強く感じており、それに応える形で視覚的な管理ツールを模索していました。カンバン方式の仕組みを応用し、誰でも直感的に使えるタスク管理ツールとしてTrelloが生まれました。

graph TD A[共同作業の混乱] --> B[進捗の見える化の必要性] B --> C[カンバン方式に着目] C --> D[Trelloのプロトタイプ開発] D --> E[2011年にリリース] note right of C: カンバン方式＝トヨタ生産方式から着想

考案した人の紹介

Trelloを考案したのは、Joel Spolsky氏とMichael Pryor氏です。2人は、ソフトウェア開発企業Fog Creek Softwareを創業し、開発者向けのプロジェクト管理に悩んでいました。その中で、情報の可視化と操作性を重視したプロダクトとしてTrelloを構想しました。彼らは2011年にTrelloを公開し、多くのユーザーに支持されるツールへと成長させました。

考案された背景

2010年前後、アジャイル開発の普及に伴い、進捗やタスクを「見える化」するニーズが高まりました。また、クラウドサービスの進化により、Web上で簡単に共有・編集できるツールが求められる時代でした。こうした背景の中で、視覚的で操作性の高いTrelloが開発されました。

Trelloを学ぶ上でつまづくポイント

Trelloを初めて使う際、多くの人が「カード」「リスト」「ボード」といった用語の違いに戸惑います。これらはタスク管理の階層構造を示しており、「ボード」が全体、「リスト」がカテゴリ、「カード」が具体的な作業項目です。また、Trelloは自由度が高いため、最初はどう設定すればよいか分からないと感じる方もいます。しかし、目的に応じてテンプレートを活用すれば、迷わずに導入できます。

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Trelloの構造

Trelloは、ボード・リスト・カードという3階層で構成されています。ボードは1つのプロジェクト全体を示し、リストはその中のカテゴリや工程を、カードは具体的なタスクを表します。各カードには、チェックリスト、期限、添付ファイル、コメントなどを追加でき、タスク管理の精度を高めることができます。

graph TD A[ボード: プロジェクト全体] A --> B[リスト: 状態やカテゴリ] B --> C[カード: タスクの詳細] C --> D[チェックリストや期日、添付ファイル] note right of A: 例）Web制作、引越し計画など note right of C: 各カードには複数の機能が埋め込まれています

Trelloを利用する場面

タスクの進行状況をチームで共有したいときにTrelloは活用されます。

利用するケース1

マーケティング部門では、Trelloを使って広告キャンペーンの準備を管理するケースがあります。例えば、「企画」「デザイン」「承認」「公開」などの工程をリストとして作成し、各カードに担当者や締切を設定します。チェックリストを使えば、細かなToDoの進行状況も管理でき、進捗を全員で確認しながらスムーズにプロジェクトを進行できます。

graph TD A[企画] --> B[デザイン] B --> C[承認] C --> D[公開] D --> E[フィードバック収集] note right of B: 各工程はリストに相当 note right of C: カードには担当者や期限を設定

利用するケース2

フリーランスのライターが複数の記事の進行管理に使うケースもあります。ボードに「執筆予定」「執筆中」「確認待ち」「納品済み」などのリストを作り、記事ごとにカードを追加します。Googleドキュメントのリンクや編集者からのコメントもカードに添付できるため、作業の一元管理が可能になります。

graph TD A[執筆予定] --> B[執筆中] B --> C[確認待ち] C --> D[納品済み] note right of B: 外部リンクやファイルも添付可能 note right of D: チェックリストで進捗も明確化

さらに賢くなる豆知識

Trelloには「Power-Up」という拡張機能があり、GoogleカレンダーやSlack、Dropboxなどの外部ツールと連携できます。さらに「自動化機能（Butler）」を使えば、指定の条件でカードを自動移動させるなど、定型作業の効率化が可能です。無料プランでも多機能なため、使いこなせば作業効率が飛躍的に向上します。

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あわせてこれも押さえよう！

Trelloの理解において、あわせて学ぶ必要があるツールについて5個のキーワードを挙げて、それぞれを簡単に説明します。

  • Asana

    • チームのタスクとプロジェクト管理に特化したツールで、Trelloよりも詳細な進捗管理が可能です。

  • Notion

    • ドキュメント作成やデータベース機能を備えたオールインワンツールで、Trelloと併用するユーザーも多いです。

  • Slack

    • チャット型コミュニケーションツールで、Trelloの通知連携に活用されます。

  • ClickUp

    • Trelloの機能を包括しつつ、ガントチャートや目標管理もできる多機能ツールです。

  • Googleカレンダー

    • タスクの締切をカレンダー上で視覚化するために、Trelloと連携して使うことができます。

まとめ

Trelloは、誰でも直感的に使える視覚的なタスク管理ツールです。仕事や日常の中での作業を「見える化」することで、作業の抜け漏れや遅延を防ぐことができます。Trelloを理解すれば、チームの生産性も大きく向上するでしょう。

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